arkiv

Vær din egen arkivar

arkiv

Kan du kjenne lukten av gammelt papir i nesa? Rekke på rekke med hyller, meter etter meter med gamle papirer som bærer historier som ikke skal glemmes. Mapper, permer og bøker med maskin- og håndskrevet tekst.

Hva skal du arkivere?

Ditt barn trenger en arkivar. Når skole blir vanskelig, når barnet synes det er tungt å komme seg ut døren om morgenen, når du kjenner at dette har et slikt omfang at det kjennes rett å kontakte skolen, da bør du starte arkiveringsjobben. Ta vare på e-poster, referater fra samtaler og møter, og før logg over små og store ting som skjer med barnet ditt.

Hvis dette løser seg fort og var en kort periode, så var denne jobben nok litt bortkastet. Men dersom det viser seg å være starten på et kapittel som etterhvert blir en hel bok om ditt barns utfordringer med å være på skolen så er investeringen i en oversikt verdt sin vekt i gull. Det å kunne med sikkerhet vite hva som skjedde når, hvem som var i hvilke møter og hva man ble enige om handler om trygghet. Med tiden er det viktig å kunne se tilbake på hva som er forsøkt, hvem som hadde ansvar og hva man ble enige om.

Noen skoler er forferdelig dårlige på dokumentasjon av dette fordi prosessene og systemet enten ikke er på plass eller ikke etterleves. Andre skoler har for liten kapasitet til å prioritere dette. Men det finnes også skoler som er svært gode på dette. Utfordringen din er at du ikke kan vite hvilken kategori din skole hører hjemme i før saken din er et faktum. Dermed bør du være føre var og systematisk samle dokumenter selv helt fra starten.

Sjekkliste

Jeg anbefaler en digital løsning, fordi det gjør innholdet søkbart, tilgjengelig fra flere steder og fordi du vil motta en del av dokumentene elektronisk uansett. 

  • Lag et excelark med kolonner for dato, hendelse, kommentarer og hvilke dokumenter som er involvert.
  • Før opp i arket hendelser som eposter, telefoner, samarbeidsmøter, avtaler med helsevesenet, korrespondanse pr post osv.
  • Ha en mappe i en skytjeneste som Dropbox, OneDrive el, og legg alle dokumenter her. Hvis du mottar dem pr post kan du enkelt scanne med en app på telefonen din slik at du har en elektronisk versjon.
  • Bruk et fast format for navngivning av dokumentene dine, og la dato være en del av denne. Feks 2020-06-07 Referat fra samarbeidsmøte skole
  • Skal du virkelig gjøre det enkelt for ditt fremtidige jeg, så link inn dokumentene inn i Excelarket.
  • Sørg for at mappen er delt slik at begge foreldre har tilgang.

Til slutt; det er ikke ditt ansvar å skrive referater. Tvert i mot vil et referat skrevet av deg om ditt barn ikke være et offisielt dokument. Men min erfaring er dessverre at referater har en tendens til å forsvinne eller rett og slett ikke bli skrevet. Derfor har jeg valgt å dokumentere alle møter med mine egne oppsummeringer. Jeg har med notatbok eller laptop i møtet, og skriver det jeg mener er viktig å huske. Referatene er viktige, men disse oppsummeringene mine er gode supplementer. Og tidvis erstatninger dersom referatet aldri produseres av den som er ansvarlig.

    Powered By ConvertKit

    Legg igjen en kommentar

    Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *